Zakres usług biura rachunkowego

Usługi świadczone przez biura rachunkowe obejmują przede wszystkim prowadzenie ksiąg rachunkowych, dokumentacji podatkowej oraz spraw kadrowo-płacowych. W ramach tych czynności księgowi sporządzają m.in. deklaracje VAT, CIT i PIT, prowadzą ewidencje środków trwałych, przygotowują sprawozdania finansowe oraz raporty dla instytucji państwowych, takich jak GUS czy ZUS.

Biura te bardzo często wspierają także klientów w kontaktach z organami administracji publicznej, występując jako pełnomocnicy lub przedstawiciele. Przykładem takiego kompleksowego podejścia do obsługi przedsiębiorców może być Biuro rachunkowe Lublin Danuta Wojtaszko, które oferuje zarówno tradycyjne usługi księgowe, jak i nowoczesne rozwiązania z zakresu księgowości online.

W zakresie kadr i płac biuro rachunkowe może zajmować się kompleksową obsługą zatrudnienia. Od tworzenia akt osobowych i list płac, po przygotowywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS. Dość powszechne staje się również doradztwo przy zakładaniu działalności, ubieganiu się o kredyt lub leasing, a także sporządzanie analiz finansowych dla inwestorów lub banków.

Na rynku pojawiają się też usługi dodatkowe, w tym wystawianie faktur w imieniu klienta, obsługa korespondencji z urzędami czy przygotowywanie wniosków o dofinansowania. W praktyce zakres usług zależy od treści zawartej umowy i może być bardzo szeroki. Należy jednak pamiętać, że nawet najbardziej kompleksowa obsługa nie oznacza, że to biuro rachunkowe przejmuje na siebie odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń podatkowych.

Odpowiedzialność za błędy księgowe – podział ról między przedsiębiorcą a biurem

Mimo że w codziennej praktyce to biuro rachunkowe sporządza deklaracje podatkowe, księguje dokumenty oraz obsługuje kontakty z organami publicznymi, to zgodnie z przepisami odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe ponosi wyłącznie przedsiębiorca. Organy podatkowe nie badają, kto faktycznie wypełniał obowiązki, lecz kto formalnie był do nich zobowiązany, a tym podmiotem jest zawsze podatnik, czyli właściciel firmy. Co więcej, nie ma znaczenia, czy w umowie z biurem rachunkowym znajduje się zapis o przejęciu odpowiedzialności za rozliczenia. Takie postanowienie nie wywołuje skutków wobec organów administracji. Fiskus nie ma bowiem możliwości dochodzenia należności od księgowego, nawet jeśli to on popełnił błąd. Przedsiębiorca, który nie zareaguje na błędne rozliczenia, naraża się na konieczność zapłaty zaległości, ale również na odsetki i sankcje administracyjne.

W praktyce oznacza to, że nawet jeżeli przedsiębiorca nie miał wiedzy o uchybieniach biura, a jego obowiązki wykonywała osoba trzecia, poniesie konsekwencje zarówno finansowe, jak i wizerunkowe. Szczególne ryzyko dotyczy podmiotów rozliczających się w formie pełnej księgowości, gdzie margines błędu jest mniejszy, a obowiązki bardziej sformalizowane.

Roszczenia odszkodowawcze i znaczenie polisy OC biura rachunkowego

W sytuacji, gdy biuro rachunkowe doprowadzi do powstania szkody po stronie przedsiębiorcy, np. na skutek błędnego rozliczenia lub nieterminowego złożenia deklaracji, możliwe jest dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych. Przedsiębiorca ma wówczas prawo domagać się odszkodowania za poniesione straty. Pod warunkiem, że udowodni winę biura i związek przyczynowy między jego działaniem a szkodą.

Właśnie w tym celu profesjonalne biura rachunkowe zawierają umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC), które stanowią zabezpieczenie finansowe na wypadek roszczeń ze strony klientów. Polisa taka może zostać uruchomiona, gdy dojdzie do błędu w rozliczeniach i zostanie stwierdzone, że powstała szkoda jest skutkiem działania lub zaniechania biura. To jednak nie dzieje się automatycznie. Konieczne jest zwykle przeprowadzenie postępowania likwidacyjnego przez ubezpieczyciela.

Zawierając umowę z biurem rachunkowym, warto zatem sprawdzić, czy podmiot posiada polisę OC, ale również, jaka jest jej suma gwarancyjna oraz jakie szkody obejmuje. W przypadku poważnych zobowiązań podatkowych standardowa ochrona ubezpieczeniowa może okazać się niewystarczająca, a to zwiększa ryzyko po stronie klienta biura.

Księgowość online – wygoda, ale nie brak ryzyka

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym w formule online. Taki model działania opiera się na zdalnej wymianie dokumentów, elektronicznej archiwizacji i dostępie do systemów księgowych w czasie rzeczywistym.

Rozwiązanie to ułatwia codzienne funkcjonowanie firmy, szczególnie gdy prowadzona jest w trybie pracy zdalnej lub rozproszonej. Możliwość samodzielnego pobrania bilansu czy historii płatności stanowi istotne ułatwienie, zwłaszcza przy ubieganiu się o leasing, kredyt czy inne formy finansowania.

Mimo licznych zalet korzystanie z biura rachunkowego online nie usuwa podstawowego problemu, czyli odpowiedzialności podatkowej przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, czy dokumentacja przesyłana jest osobiście, pocztą tradycyjną, czy za pomocą aplikacji księgowej, to właściciel firmy odpowiada za jej prawidłowość. Warto również zwrócić uwagę, że wiele systemów automatyzujących procesy księgowe nie uwzględnia wyjątków podatkowych czy zmian w przepisach, które wymagają interpretacji. W takich przypadkach nadzór ze strony doświadczonego księgowego pozostaje niezbędny.

Współpraca online wymaga też szczególnej ostrożności przy przesyłaniu dokumentów zawierających dane osobowe i finansowe. Przedsiębiorca powinien upewnić się, że wybrane biuro korzysta z odpowiednich zabezpieczeń, systemów szyfrowania i rozwiązań zgodnych z RODO. Brak należytej staranności w tym zakresie może narazić firmę na odpowiedzialność cywilną, ale również administracyjną.

Zlecenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń podatkowych. To on, jako podatnik, ponosi konsekwencje ewentualnych błędów. Także wtedy, gdy nie miał wpływu na ich powstanie. Dlatego tak ważne jest, aby starannie wybierać biuro, weryfikować jego doświadczenie, zakres usług oraz posiadane ubezpieczenie OC. Rzetelna umowa i regularna kontrola przekazywanych dokumentów to podstawowe narzędzia ochrony przed negatywnymi skutkami cudzych uchybień.

Biuro Rachunkowe Danuta Wojtaszko

Dane kontaktowe:

Telefon: +48 608 303 707

E-mail: danwojbiuro@wp.pl

Adres biura:

ul. Matki Teresy z Kalkuty 18/8

20-538 Lublin

Godziny otwarcia:

Poniedziałek: 08:00 – 17:00

Wtorek: 08:00 – 17:00

Środa: 08:00 – 17:00

Czwartek: 08:00 – 17:00

Piątek: 08:00 – 17:00

Położnictwo (1)