Wizyta wspierająca polega na zapoznaniu się doradcy z dokumentacją projektową, przeanalizowaniu jej pod kątem zgodności z wymaganiami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz sformułowaniu rekomendacji po wizycie. Innymi słowy, wizyta wspierająca przypomina trochę kontrolę w projekcie, jednak przeprowadzoną na wniosek zainteresowanego Projektodawcy, w sprzyjającej atmosferze, bez stresu towarzyszącego kontroli, a jej wyniki są przekazywane wyłącznie Projektodawcy. Zaproponowane w trakcie wizyty ewentualne modyfikacje i zmiany w realizowanym projekcie mają na celu lepsze przygotowanie jednostek realizujących projekty do ewentualnej zewnętrznej kontroli prawidłowości ich realizacji.
Czym dokładnie jest wizyta wspierająca, do kogo jest skierowana – odpowiedź na te i inne pytania przybliży Państwu potrzebę realizacji wizyt wspierających.
W jakim celu wprowadzono wizytę wspierającą?
Celem wizyty wspierającej jest zapewnienie Projektodawcy pomocy merytorycznej w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, zaś jej wynikiem będzie dostarczenie Beneficjentowi, do jego wyłącznej wiadomości, informacji na temat poprawności realizacji określonych aspektów i rekomendacji służących usprawnieniu realizacji podejmowanych w projekcie działań.
Kto przeprowadza wizytę wspierającą?
Wizyty wspierające są przeprowadzane przez certyfikowanych doradców pracujących w Regionalnym Ośrodku EFS, czyli osoby posiadające wiedzę praktyczną w zakresie przygotowania, rozliczania i wdrażania projektów dofinansowanych z PO KL. Wiedza i kompetencje kadry są corocznie weryfikowane przez instytucję nadzorującą działania ROEFS – Centrum Projektów Europejskich.
Gdzie odbywa się wizyta wspierająca?
Wizyta wspierająca odbywa się zawsze w siedzibie Beneficjenta, gdzie jest przechowywana dokumentacja projektowa.
Co może być przedmiotem wizyty wspierającej?
W trakcie wizyty wspierającej możliwe jest poddanie analizie doradcy wszelkich aspektów związanych z projektem realizowanym w ramach PO KL – to Beneficjent podejmuje decyzję, jakie obszary zostaną poddane diagnostyce, w jakim zakresie oraz w odniesieniu do jakiego czasu związanego z realizacją projektu.
Najczęściej wybieranymi obszarami są: prawidłowość rozliczeń finansowych; kwalifikowalność wydatków, ze szczególnym uwzględnieniem wydatków dotyczących personelu projektu; sposób rekrutacji uczestników projektu; sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu; zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta; prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych oraz sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu i inne w zależności od potrzeb Projektodawcy.
Ile trwa wizyta wspierająca?
Czas trwania wizyty wspierającej zawsze jest ustalany indywidualnie, nie ma formalnych ograniczeń, zwykle zależy od liczby dokumentów przekazanych do przeanalizowania i liczby kwestii problemowych podanych do rozwiązania w projekcie.
Ile kosztuje wizyta wspierająca?
Wizyta wspierająca, tak jak i pozostałe usługi ROEFS jest bezpłatna. Zapraszając do siebie doradcę ROEFS, Projektodawca nie zapłaci ani złotówki.
Czy liczba wizyt wspierających jest limitowana?
Nie ma limitu wizyt wspierających i każdy beneficjent, który np. realizuje kilka projektów, może zapraszać ekspertów na wizytę wspierającą do kolejnego realizowanego przez siebie projektu. Może też zaprosić doradcę na kolejną wizytę w tym samym projekcie, np. w celu weryfikacji czy rekomendacje zostały właściwie wdrożone, może też skorzystać z doradztwa w Ośrodku.
Kto otrzyma informacje o przeprowadzonej wizycie wspierającej?
Wizyta wspierająca ma charakter poufny, a informacje na temat zweryfikowanych dokumentów i ewentualnych miejsc problemowych nie są przekazywane do IP/IP2 (np. Urzędu Marszałkowskiego), a jedynie do wiadomości Projektodawcy – należy pamiętać, że służy ona usprawnieniu działań i zapewnieniu prawidłowej ścieżki realizacji projektu.
Podsumowując: żadne informacje dotyczące przebiegu wizyty i wniosków z niej nie są udostępniane jakiemukolwiek innemu podmiotowi poza zainteresowanym Projektodawcą.
Więcej informacji na ten temat udziela Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu Społecznego w Białej Podlaskiej (ul. Brzeska 41, pok. 203, tel. 83 343 77 63)